Hoje, agora, você pode aumentar sua produtividade.

E isso significa proteger seu tempo e focar no essencial, sem espaço para interrupções e distrações.

Os seres humanos são, essencialmente, processadores de núcleo único.

 

Uma vez que você começa a dividir tarefas, você divide sua atenção, concentração, foco e, no final, tudo desanda.

E adivinhe você aumenta o tempo gasto redirecionando-se para as tarefas importantes.

Para fazer o seu melhor trabalho, você precisa ser capaz de se concentrar e superar as constantes interrupções.

No entanto, poucas pessoas realmente entendem o quão ruim é o problema de interrupção.

A lei das seqüências homogêneas

A Lei de Carson, também conhecida como Lei de sequências homogêneas, afirma que uma tarefa concluída em uma só vez será realmente concluída muito mais rapidamente do que a realização da mesma tarefa em várias tentativas ou várias metas.

A lei foi batizada em homenagem ao pesquisador sueco que teorizou na década de 1950 que leva menos tempo e energia para completar uma tarefa de uma só vez do que se você parasse e começasse continuamente.

Ou, dito de outra forma, uma vez que você comece a fazer algo, você deve terminá-lo (ou pelo menos você não deve começar até que tenha tudo o que precisa para realizá-lo).

Uma tarefa iniciada deve sempre ser concluída antes de passar para a próxima.

Os benefícios da tarefa única não podem ser super enfatizados.

Alternar entre tarefas dá a ilusão de produtividade.

Quando você está respondendo a uma multidão de demandas, você acha que está progredindo, mas, na verdade, está mudando as tarefas em um ritmo de caracol.

Qualquer interrupção (relacionada ao trabalho ou não) introduz uma mudança no padrão de trabalho.

Em um estudo, “O custo do trabalho interrompido: mais velocidade e estresse”, Gloria Mark, Daniela Gudith e Ulrich Klocke concluíram que “… as interrupções levam as pessoas a mudar não apenas os ritmos de trabalho, mas também estratégias e estados mentais”.

É como ficar subindo e descendo degraus em uma escada, você perde sua força se continuar subindo e descendo, em vez de dar mais passos e chegar ao topo.

Interromper uma tarefa depois de atingir sua fase máxima de produtividade significa que você terá que voltar ao início, o que desperdiçará tempo, energia e eficiência.

Distração é o inimigo!

“Se você vê a distração externamente, acaba criando um estado internamente distraído.” - Tim Ferriss

A demanda pelo nosso tempo está excedendo cada vez mais nossa capacidade - nos drenando da energia que precisamos para trazer nossa habilidade e talento completamente à vida.

Atualmente, estamos expostos a uma inundação de informações e solicitações sem precedentes do que nunca.

E nos sentimos compelidos a ler e responder a todas as horas do dia e da noite.

Ser seletivo, fazer menos, é o caminho do produtivo.

Vale à pena concentrar-se nos poucos importantes e ignorar o resto.

"A rede foi projetada para ser um sistema de interrupção, uma máquina voltada para dividir a atenção", explica Nicholas Carr em seu livro The Shallows: O que a Internet está fazendo com nossos cérebros. "Aceitamos de bom grado a perda de concentração e foco, a divisão de nossa atenção e a fragmentação de nossos pensamentos, em troca da riqueza de informações convincentes ou pelo menos desviadas que recebemos."

Aprenda a fazer a transição entre tarefas

Para manter o foco por períodos mais longos, é aconselhável organizar seqüências de tarefas interconectadas.

"Temos que gerenciar proativamente a maneira como fazemos a transição entre as tarefas para fazer com que a nossa atenção seja mais focada e menos distraída, ou dividida entre tudo o que temos em nossa frente", diz Sophie Leroy, da Escola de Negócios da Universidade de Washington Bothell.

“O plano pronto para retomar é uma maneira simples de ajudar quando se lida com interrupções frequentes”, acrescenta ela.

Se fizermos coisas semelhantes como por exemplo, a verificação do nosso backlog, de e-mails, ficaremos muito focados.

A alternância entre tarefas também diminui sua capacidade intelectual.

Muitos especialistas também estão nos dizendo que essas interrupções e distrações danificaram nossa capacidade de concentração.

“Em 2005, uma pesquisa realizada pelo Dr. Glenn Wilson, no Instituto de Psiquiatria de Londres, descobriu que interrupções e distrações persistentes no trabalho tiveram um efeito profundo. Aqueles distraídos por e-mails e telefonemas viram uma queda de 10 pontos em seu QI, escreve Harriet Griffey, do The Guardian.

Não leve o custo mental de mudar de uma tarefa para outra de maneira leve.

Muitos especialistas aconselham o público a se livrar das notificações ou usar fones de ouvido com cancelamento de ruído para que possam entrar no clima e não se incomodar com sinais sonoros ou visuais externos.

Se você levar em conta a lei de Carlson ao planejar seu trabalho, não apenas otimizará o tempo, mas também a eficiência e a produtividade.

E-mails, tweets, atualizações de status, telefonemas, texto e reuniões são apenas algumas das intrusões conhecidas que ocorrem durante todo o dia, todos os dias.

Você não pode ignorá-los, mas pode planejar seu horário de trabalho para lidar com eles de uma maneira que mantenha sua produtividade.

Use o ciclo de 90 minutos a seu favor

O corpo humano opera em ciclos chamados "ritmos ultradianos".

Segundo a pesquisa, durante cada um desses ciclos, há um pico quando estamos mais energizados e um período em que estamos exaustos.

Seu cérebro só pode se concentrar por 90 a 120 minutos por vez.

Depois, uma pausa de 20 a 30 minutos é necessária para que você obtenha a renovação para alcançar o alto desempenho para sua próxima tarefa novamente, de acordo com a pesquisa.

Durante um sprint produtivo, você se concentra apenas em uma tarefa por vez e evita distrações.

Cada sprint tem um objetivo específico, e o final do sprint sinaliza uma pausa para relaxar e se preparar para o próximo sprint.

Redefina seu cérebro para desempenho máximo

Estudos mostram que separar um tempo para o silêncio restaura o sistema nervoso, ajuda a sustentar a energia e condiciona nossa mente a ser mais adaptativa e receptiva.

Vale à pena cortar os meios de comunicação. Desligue seu e-mail por algumas horas ou até mesmo um dia inteiro, se puder, ou tente "jejuar" de notícias, entretenimento e todas as distrações que o impedem de aproveitar intervalos regulares.

É somente quando você começa a apreciar e aceitar os altos e baixos do seu corpo que você pode realmente começar a produzir resultados máximos.

O mundo está ficando mais barulhento. Distrações são inevitáveis. Mas o silêncio ainda é acessível se você planejar e se ater a ele.

Faça uma pausa para maior concentração. Todas as pequenas tarefas e decisões que você tem que fazer todos os dias enquanto trabalha, gradualmente esgotam seus recursos psicológicos.

Fazer uma pausa (mesmo durante 15 a 20 minutos) é uma forma comprovada de manter os níveis de concentração e energia ao longo do dia.

Fazer pausas é biologicamente restaurador.

Daniel J. Levitin, da McGill University, escreveu uma vez sobre a importância de reconfigurar seu cérebro de vez em quando. “Se você quer ser mais produtivo e criativo, e obter mais energia, a ciência determina que você divida seu dia em períodos de projeto”, diz Daniel.

Ele explica:

Se você está se sentindo sobrecarregado, há um motivo: a capacidade de processamento da mente consciente é limitada. Isso é resultado de como o sistema atencional do cérebro evoluiu. Nossos cérebros têm dois modos dominantes de atenção: a rede positiva para tarefas e a rede negativa para tarefas (elas são chamadas de redes porque elas constituem redes distribuídas de neurônios, como circuitos elétricos dentro do cérebro).

A rede positiva para tarefas está ativa quando você está ativamente envolvido em uma tarefa, com foco nela e sem distrações; neurocientistas passaram a chamá-lo de executivo central. A rede negativa para tarefas está ativa quando sua mente está vagando; este é o modo de sonhar acordado. Essas duas redes de atenção operam como uma gangorra no cérebro: quando uma está ativa, a outra não está.

O cérebro humano não foi construído para o foco prolongado que exigimos nos dias de hoje. A boa notícia é que há uma solução para voltar aos trilhos - tudo que você precisa é de uma breve interrupção (também conhecida como pausa) para voltar aos trilhos.

A Harvard Business Review examina outro benefício importante de programar intervalos. Eles permitem que você redefina e foque novamente nas coisas certas

Quando você trabalha em uma tarefa continuamente, é fácil perder o foco e se perder olhando para a parede. Por outro lado, após um breve intervalo, a retomada de onde você parou obriga você à levar alguns segundos para pensar globalmente sobre o que você está tentando alcançar. É uma prática que nos encoraja a ficar atentos aos nossos objetivos ...

Pausas curtas reduzem o estresse e reenergiza seu tempo de atividade, aumentando sua criatividade, produtividade e entusiasmo.

As pausas proporcionam a você o tempo necessário para descansar os olhos, movimentar-se, alongar os músculos rígidos, obter mais sangue e oxigênio para o cérebro, refrescar-se e obter uma visão nova dos problemas que precisam de uma nova perspectiva.

 

Fonte: Thomas Oppong.